CODICE ETICO ASSI MANAGER

Il testo è stato approvato dal Consiglio Direttivo e si rende disponibile ai commenti dei Soci per i prossimi due mesi

PREMESSA:

Il presente Codice Etico è stato elaborato per determinare i principi etici e culturali che devono ispirare l’attività dell’Associazione e costituire la base del comportamento dei propri Associati, sia nell’ambito del consorzio associativo, sia nello svolgimento delle attività proprie, professionali e non.

Gli Associati, con il presente Codice, si obbligano infatti a rispettare i principi ivi previsti sia nell’espletamento delle attività connesse all’Associazione, ovvero agendo in nome e per conto di essa, sia nell’ambito delle rispettive professioni, indipendentemente dal coinvolgimento di ASSI Manager e dalla spendita dalla qualifica di Associato.

Il Codice Etico di Comportamento indica e descrive altresì i diritti, i doveri e le responsabilità etico-sociali in capo a tutti i partecipanti all’Associazione.

DEFINIZIONI

Associati: soci (fondatori ed ordinari) di cui all’articolo 4 dello Statuto;
Fornitori: fornitori di beni, collaboratori/consulenti esterni e soggetti terzi che operano a vario titolo in nome e per conto dell’Associazione, Partners commerciali ecc.
Destinatari: gli Associati, i componenti del Consiglio direttivo, tutto il personale dipendente, i Fornitori e tutti i soggetti terzi che direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con l’Associazione rapporti e relazioni, o, comunque, operano per perseguirne gli obiettivi, in tutti i settori ed ambienti in cui la stessa Associazione opera.

SCOPO

Con l’adozione del Codice Etico l’Associazione intende riconoscere rilevanza ed efficacia vincolante dei relativi principi nei confronti dei Destinatari.

In conformità con le disposizioni dello Statuto, il Codice Etico definisce un apposito sistema sanzionatorio che ne assicuri l’efficacia e la concreta attuazione.

AMBITO DI APPLICAZIONE

Il presente Codice Etico trova applicazione nei confronti dei Destinatari e dei terzi che entreranno in contatto con l’Associazione.

Tali soggetti dovranno rispettare i principi enunciati non solo nell’ambito dell’attività associativa, bensì anche nell’espletamento delle individuali attività professionali, indipendentemente dal coinvolgimento dell’Associazione.

I Destinatari sono pertanto tenuti al rispetto e all’osservanza del Codice sia quando operano come Associati, spendendo il nome dell’Associazione, sia nello svolgimento della personale attività di professionisti.

PRINCIPI ISPIRATORI DELL’ASSOCIAZIONE

L’Associazione svolge la sua attività nel rispetto:

a) della normativa nazionale ed internazionale;
b) dei principi di legalità, correttezza, trasparenza e riservatezza;
c) in un’ottica di responsabilità sociale, dei principi di gestione economicamente sostenibile nel tempo, di rispetto della dignità della persona, di promozione e valorizzazione del lavoro, e di tutela ambientale attraverso un corretto e responsabile utilizzo delle risorse.

Ciascun collaboratore deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio e l’immagine dell’Associazione.

Ciascun Destinatario è tenuto a conoscere il Codice Etico, a contribuire attivamente alla sua attuazione e da segnalarne eventuali carenze.

Ciascun Destinatario, qualora venga a conoscenza di situazioni che, effettive o potenziali, possono rappresentare una rilevante violazione del Codice Etico, deve darne tempestiva segnalazione al proprio diretto superiore, all’organo di Direzione e all’Organo di riferimento di cui al successiva sezione III)“Comitato Etico”.

L’Associazione, con adeguati mezzi di comunicazione, curerà la diffusione, tra i Destinatari, dei contenuti del Codice Etico e delle procedure aziendali relative.

STRUTTURA

Il presente Codice Etico avrà ad oggetto i seguenti punti:

Principi

Tale sezione illustra i principi etici a cui i Destinatari dovranno ispirarsi sia nei rapporti interni all’Associazione, sia nei rapporti con soggetti esterni.

Norme di condotta e attuazione del Codice

Nella sezione verranno indicate le norme relative a:

  • Governance;
  • Rapporti tra associati e rapporti nei confronti dei terzi;

Per ciascuna categoria verranno altresì individuate le conseguenze a eventuali condotte non conformi al Codice.

Adozione, controllo e aggiornamento

L’ultima sezione disciplina le modalità di adozione, controllo e aggiornamento del Codice, prevedendo altresì l’eventuale istituzione di un apposito Comitato Etico.

PRINCIPI

– PRINCIPI GENERALIDICOMPORTAMENTO

Il Codice Etico definisce, per l’Associazione ASSI Manager, le politiche da rispettare per il controllo dei comportamenti individuali. Esso è necessario ed applicabile alla prevenzione di eventuali comportamenti irresponsabili o illeciti da parte di chi opera in nome e per conto dell’Associazione, indicando esplicitamente le responsabilità etiche e sociali dei propri amministratori, componenti del Consiglio Direttivo, dipendenti e fornitori.

Il Codice Etico è altresì il principale strumento d’implementazione dei corretti comportamenti interni all’Associazione ed è il mezzo per garantire una gestione equa, efficiente ed efficace delle attività sviluppate dalla stessa, sostenendone la reputazione in modo da creare fiducia verso l’esterno e salvaguardandola da eventuali comportamenti non corretti.

– PRINCIPI ETICI

PRINCIPIO DI LEGALITA’

I Destinatari sono tenuti al rispetto delle leggi e, in generale, delle normative vigenti in Italia e negli altri Paesi in cui operano. I Destinatari sono inoltre tenuti al rispetto delle disposizioni interne dell’Associazione, nonché dei Codici deontologici e/o etici delle rispettive categorie professionali, ove presenti.

PRINCIPIO DI ONESTA’ E CORRETTEZZA

Il principio di onestà e correttezza costituisce valore fondamentale della gestione organizzativa ed implica attenzione, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto di e con tutti i Destinatari.

PRINCIPIO DI TRASPARENZA, INTEGRITA’ ED IMPARZIALITA’

I Destinatari sono tenuti a rispettare la trasparenza e l’integrità, intese come veridicità, chiarezza, completezza e pertinenza delle informazioni, evitando situazioniingannevolinelleoperazionicompiutepercontodell’Associazione.

I principi di trasparenza e d’integrità comportano l’esplicitazione di clausole chiare e dettagliate nell’ambito delle formulazioni contrattuali relative alle attività svolte.

Il principio di imparzialità esclude che siano favoriti alcuni gruppi di interesse o individui a scapito di altri.

RISPETTO DELLA DIGNITA’ DELLA PERSONA

I Destinatari rispettano i diritti fondamentali delle persone tutelandone l’integrità morale e garantendo eguali opportunità.

Nelle relazioni interne ed esterne  non sono ammessi comportamenti che abbiano un contenuto discriminatorio basato su opinioni politiche e sindacali, religione, origini razziali o etniche, nazionalità, età, sesso, orientamento sessuale, stato di salute ed in genere qualsiasi caratteristica intima della persona umana.

PRINCIPIO DI EFFICIENZA

Il principio dell’efficienza comporta che ogni attività sia affrontata ottimizzando l’impiego delle risorse e perseguendo, a parità di qualità del servizio offerto, l’economicità di gestione.

PRINCIPIO DI RISERVATEZZA

I Destinatari assicurano la riservatezza delle informazioni conosciute in occasione delle operazioni compiute per conto dell’Associazione. I Destinatari sono tenuti a trattare dati e informazioni dell’Associazione esclusivamente nell’ambito e per i fini delle proprie attività lavorative e, comunque, a non divulgare (comunicare, diffondere o pubblicare in alcun modo) informazioni sensibili, senza l’esplicito consensodegliinteressati,edinformazioniriservate,senzal’autorizzazionedell’Associazione attraverso i suoi organi preposti. L’Associazione presta particolare attenzione alle norme in materia di tutela della privacy.

NORME DI CONDOTTA E ATTUAZIONE DEL CODICE

Governance
Gli Organi Sociali

Le nomine dei componenti degli Organi Sociali devono avvenire mediante procedure trasparenti. Gli Organi Sociali agiscono e deliberano con cognizione di causa ed in autonomia, perseguendo l’obiettivo della creazione di valore per l’Associazione nel rispetto dei principi di legalità e correttezza.

Le decisioni dei componenti gli Organi Sociali devono essere indipendenti, autonome, basarsi sul libero apprezzamento e perseguire l’interesse dell’Associazione; i componenti devono garantire la massima trasparenza nella gestione delle operazioni in cui abbiano interessi particolari.

In tali circostanze dovranno rispettarsi le norme di legge e la normativa dell’Associazione in materia. In particolare, i componenti dell’Organo Amministrativo:

sono tenuti individualmente a svolgere il proprio incarico con serietà, professionalità, correttezza, integrità e presenza, permettendo così all’Associazione di trarre beneficio dalle loro competenze;
sono tenuti ad astenersi, nell’ambito delle funzioni esercitate, dall’agire in situazioni di conflitto di interesse;
sono tenuti a tenere, nelle relazioni che essi intrattengono in nome e per conto dell’Associazione con le istituzioni pubbliche e con i soggetti privati, un comportamento ispirato ai principi dell’autonomia, nel rispetto delle linee di indirizzo fornite dagli organi dell’ente, nonché dei principi enunciati dal Codice Etico;
sono tenuti ad una partecipazione puntuale ed informata all’attività dell’Associazione;

Il rispetto del Codice Etico da parte dei componenti degli Organi Sociali integra ed esplicita gli obblighi di diligenza nell’esecuzione dell’incarico assunto.

La violazione del Codice Etico costituisce un inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di rappresentanza organica, con la conseguente applicazione delle sanzioni previste dalla legge.

Gli Associati

L’ente promuove la trasparenza e l’informazione periodica nei confronti degli Associati, in merito a qualunque azione o scelta che possa avere effetti o conseguenze nei confronti dei loro interessi, nel rispetto delle leggi e delle norme vigenti. Gli interessi di tutti gli Associati vengono promossi e tutelati rifiutando qualunque interesse particolare o di parte.

L’Associazione promuove una consapevole ed informata partecipazione degli Associati alle decisioni dell’Associazione.

L’Associazione favorisce:

la regolare partecipazione dei componenti dell’Organo Amministrativo alle assemblee;
il regolare funzionamento delle assemblee nel rispetto del diritto di ciascun Associato di ottenere precisazioni, esprimere la propria opinione e formulare proposte.

Membri del Consiglio Direttivo e dipendenti

Ai membri del Consiglio Direttivo e ai dipendenti dell’Associazione è vietato porsi in qualsivoglia situazione o attività che sia anche potenzialmente in conflitto con gli interessi dell’Associazione.

In particolare, nell’ambito del conflitto di interessi, ai membri del Consiglio Direttivo e ai dipendenti è vietato:

assumere incarichi di responsabilità, di collaborazione e/o di dipendenza presso altre associazioni che si pongano in contrasto con l’Associazione e/o in contrasto con gli interessi dell’Associazione stessa;
utilizzare le informazioni acquisite nello svolgimento della propria attività a vantaggio proprio e/o di terzi ed in contrasto con gli interessi dell’Associazione.

I membri del Consiglio Direttivo e i dipendenti dell’Ente devono inoltre utilizzare responsabilmente i beni e le risorse a loro affidate, per lo svolgimento delle proprie funzioni, improntando la propria condotta ai principi indicati dal Codice.

Per i componenti del Consiglio Direttivo e per i dipendenti, la violazione del Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con l’Associazione e costituisce un inadempimento alle obbligazioni derivanti dal ruolo ricoperto nel Consiglio Direttivo e dal rapporto di lavoro per il dipendente, in ragione di quanto previsto dall’art. 2014 C.C..

In caso di violazione del Codice Etico si applicheranno le sanzioni previste dal sistema sanzionatorio e disciplinare e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti, il rispetto delle procedure previste dai contratti collettivi di lavoro (restando ferme le ulteriori responsabilità di carattere penale, civile ed amministrativo che i comportamenti contro le prescrizioni del presente Codice Etico possono configurare in capo a chi le ha commesse).

La Trasparenza nella Contabilità dell’Associazione

L’Associazione promuove la massima trasparenza, affidabilità ed integrità delle informazioni inerenti la contabilità. Il sistema amministrativo-contabile deve garantire l’attendibilità dei dati contabili, mirando a minimizzare la possibilità di errore e, comunque, a consentirne la tempestiva individuazione e correzione.

Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.

Le risultanze contabili devono basarsi su informazioni precise e verificabili. In particolare è vietato:

registrare in contabilità false entrate o uscite economiche, nonché occultare fondi per mezzo di artifici contabili;
effettuare pagamenti destinati, in tutto od in parte, a scopi diversi da quelli riportati nella documentazione di supporto.

L’elaborazione delle singole scritture contabili deve avvenire in conformità alla normativa di competenza, integrata ed interpretata dai principi contabili di riferimento.

Il sistema informativo contabile deve poter essere implementato con le più adeguate procedure di controllo. I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o negligenze sono tenuti a riferire i fatti agli Organi Sociali ed all’Organismo di Vigilanza.

2.Rapporti tra associati e rapporti nei confronti dei terzi, nell’ambito associativo e nell’ambito professionale individuale

Le norme di condotta sotto riportate, che devono essere considerate integranti i principi di cui alla sezione I), devono essere rispettate dagli Associati non solo nell’ambito dell’attività associativa e del coinvolgimento di ASSI Manager, bensì anche nello svolgimento delle individuali attività professionali, anche se indipendenti e non rilevanti direttamene per l’Associazione.

I Rapporti tra associati concorrenti

La natura di ASSI Manager vede negli associati possibili posizioni concorrenziali tra i singoli professionisti o tra le Aziende che essi rappresentano. Per questo motivo qualsivoglia azione che alteri le condizioni di corretta competizione è contraria alla politica dell’Associazione ed è vietata ad ogni soggetto che per essa agisce.

I Destinatari devono mantenere nei confronti degli altri Associati un comportamento ispirato a correttezza e lealtà, nonché conforme alle Leggi e ai principi indicati nella sezione I) del Codice.

I Rapporti con Clienti, Committenti, Fornitori e altri soggetti terzi

L’ente impronta i propri rapporti con i soggetti esterni sopra indicati a principi di cui alle Sezione I), nonché ad un’operatività basata sulla massima collaborazione fra le parti. In tal ambito si promuovono la formalizzazione delle scelte operative e dei rapporti contrattuali conformati alla chiarezza, alla semplicità ed ad un’informativa volta a suscitare scelte consapevoli.

In caso l’Associazione indica una gara, la stessa pubblicherà un bando descrivendo le prestazioni richieste, con particolare riguardo alle condizioni tecniche ed economiche.

L’Associazione può stabilire, a discrezione del Consiglio Direttivo, un limite minimo al di sotto del quale non sarà necessario indire con gara formale; in tali casi sarà pertanto sufficiente un’indagine tra i diversi partecipanti.

I processi di selezione e scelta delle controparti sono improntati su principi di legalità, correttezza e trasparenza. La scelta finale si basa su criteri oggettivi ed imparziali in termini di qualità, livello innovativo, costo, servizi aggiuntivi rispetto ai servizi/prodotti offerti,  strutturazione e attenzione ai servizi in tema di salute e sicurezza sul lavoro.

Nella conduzione di qualsiasi trattativa devono sempre evitarsi situazioni nelle quali i soggetti coinvolti nelle transazioni siano o possano apparire in conflitto di interesse.

Ai Destinatari è vietato riconoscere compensi a consulenti e fornitori che non trovino giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere e dai prezzi di mercato

Nei rapporti con il cliente/committente, l’Associazione assicura correttezza e chiarezza nelle trattative e nella stesura dei vincoli contrattuali, nonché il diligente adempimento contrattuale.

I contratti con i suddetti terzi devono prevedere, per quanto possibile, l’obbligo di rispettare il Codice Etico, nonché clausole di risoluzione e risarcimento danni in caso di violazione di tali regole di condotta, a discrezione del Consiglio Direttivo.

I Principi relativi ai rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Istituzioni Pubbliche

I rapporti intrattenuti con soggetti della Pubblica Amministrazione devono essere intrapresi e gestiti nel rispetto delle normative vigenti e dei principi fissati dal presente Codice Etico. Tali rapporti devono essere leciti, corretti e importati alla massima trasparenza.

A tutti i Destinatari è vietato:

con riferimento ai sistemi premianti, attribuire obiettivi tarati su target di performance sostanzialmente irraggiungibili ai soggetti con poteri di spesa o deleghe a rilevanza esterna;
presentare dichiarazioni non  alla Pubblica Amministrazione;
destinare somme ricevute dalla Pubblica Amministrazione a titolo di contributi, sovvenzioni o finanziamenti, a scopi diversi da quelli per cui sono state concesse;
emettere richieste di acquisto che non trovino riscontro in una specifica e motivabile esigenza e che non siano autorizzate in base alle deleghe conferite;

Nel caso in cui nei rapporti con la Pubblica Amministrazione l’Associazione sia rappresentata da un soggetto “terzo”, si applicano nei confronti di quest’ultimo gli stessi principi del Codice Etico.

Nel caso di partecipazione a gare/bandi con la Pubblica Amministrazione, l’Associazione si impegna ad operare nel più rigoroso rispetto delle leggi e dei regolamenti.

L’Associazione esige che tutti i Destinatari, ivi compresi i collaboratori/consulenti esterni, nonché quelli che operano a vario titolo in nome e per conto dell’Associazione, pongano la massima attenzione e cura nelle operazioni relative a:

  • gare di appalto, contratti, autorizzazioni, licenze, concessioni richieste;
  • gestione e/o utilizzazione di contributi, sovvenzioni e finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica;
  • gestione di commesse;
  • rapporti con autorità di vigilanza od altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi ecc..

Criteri di condotta nei confronti di partiti politici e organizzazioni sindacali

L’Associazione è completamente estranea a qualunque partito politico ed organizzazione sindacale.

Regali, Omaggi, Benefici

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o comunque rivolta ad ottenere trattamenti di favore nella conduzione delle attività collegabili all’Associazione; ciò concerne sia regali promessi/offerti sia quelli ricevuti.

La Comunicazione con l’esterno

I rapporti dell’Associazione con i “mass media” e, più in generale, con gli interlocutori esterni, devono essere tenuti solo dal Presidente o da soggetti espressamente delegati. La comunicazione verso l’esterno deve seguire i principi guida della veridicità, correttezza, trasparenza, prudenza e riservatezza, favorendo la conoscenza delle politiche, dei programmi e dei progetti dell’Associazione, nel rispetto della Legge e del Codice.

I Destinatari sono tenuti a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni, in conformità alle leggi, ai regolamenti ed alle circostanze; essi sono tenuti a non divulgare o richiedere indebitamente notizie sui documenti, sul know- how, sui progetti formativi, sulle operazioni dell’Associazione ed, in generale, su tutte le informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.

Si intendono riservate anche le informazioni o notizie relative ad utenti e dipendenti.

La violazione dei doveri di riservatezza da parte dei Destinatari inficia gravemente il rapporto fiduciario e può determinare l’applicazione di sanzioni disciplinari o contrattuali.

Quando previsto dalla legge o quando necessario, l’Associazione fornisce in modo tempestivo e completo le informazioni, i chiarimenti, i dati e la documentazione richiesta da Clienti, Fornitori, Pubblica Amministrazione, Istituzioni ed altre parti interessate nell’ambito delle rispettive funzioni.

III) ADOZIONE, CONTROLLO E AGGIORNAMENTO

Il presente Codice Etico è stato adottato in data Luglio 2021 da ASSI Manager con specifica deliberazione del Consiglio Direttivo dell’Associazione.

Del presente Codice Etico viene data diffusione interna ed esterna ed è comunque a disposizione dei Destinatari; a tal fine l’ente predispone un programma di formazione sul contenuto del Codice Etico.

Il Codice Etico ed il relativo Memorandum vengono sottoscritti dai nuovi Associati al momento dell’iscrizione. Per quanto concerne gli attuali Associati vige invece una presunzione di accettazione, con conseguente onere in capo a coloro che non intendano accettare le prescrizioni di comunicarlo al Consiglio Direttivo.

Ogni Destinatario del Codice Etico deve conoscerne e rispettarne le prescrizioni.

Ogni Destinatario ha la personale responsabilità nei confronti dell’interno e dell’esterno in relazione alle violazioni dei principi previsti nel Codice Etico.

Salvo il caso in cui venga istituito un Comitato Etico, il Consiglio Direttivo è competente per l’attuazione del Codice.

Le sanzioni devono essere applicate ad ogni violazione delle prescrizioni contenute nel Codice Etico, a prescindere dalla commissione di un illecito ed alle eventuali conseguenze esterne causate dal comportamento inadempiente.

L’Associazione vigila con attenzione sull’osservanza del Codice Etico, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo ed intervenendo, se del caso, con azioni correttive.

In occasione della costituzione di nuovi rapporti, l’Associazione fornisce in modo esauriente le informazioni.

Comitato Etico

L’attuazione dei principi contenuti nel Codice Etico può essere eventualmente affidata ad un Comitato Etico.

Al Comitato verrà affidato il compito di diffondere la conoscenza del Codice Etico nella Associazione, monitorare l’effettiva attivazione dei principi contenuti nel documento, ricevere segnalazioni in merito alle violazioni, intraprendere indagini e derogare sanzioni, al fine di assicurarne l’attuazione.

Al Comitato Etico può essere richiesta la redazione di un rapporto annuale avente ad oggetto l’attività svolta.

Il Comitato etico non è vincolante per la legislazione italiana sul lavoro, non ha poteri diretti e può agire solo attraverso il Consiglio Direttivo.

Segnalazione di violazioni

Tutti i Destinatari e in ogni caso tutti i soggetti interessati, interni ed esterni all’Associazione, sono tenuti a segnalare in forma scritta e non anonima eventuali violazioni del Codice Etico(o ogni richiesta di violazione del medesimo) da chiunque proveniente, all’Organismo di Vigilanza, ovvero in mancanza al Consiglio Direttivo.

L’Associazione tutela gli autori delle segnalazioni contro le eventuali ritorsioni alle quali potrebbero andare incontro per aver riferito di comportamenti in violazione del Codice Etico.

Aggiornamento

Il Codice Etico può essere modificato ed integrato con delibera del Consiglio Direttivo.